Cette option permet la saisie des interventions d'un aidant chez un aidé, et donne accès aux éditions des ordres de mission et des lettres d'informations aux aidés.
Ø
Zone "Aidant" :
Visible uniquement si la fenêtre a été ouverte par clic sur le bouton "Ajouter détail" lors de la consultation du planning d'un aidé. Permet la sélection de l'aidant qui va effectuer les interventions que l'on s'apprête à saisir. Une recherche de l'aidant est possible en saisissant le début du nom de l'aidant dans la combo, puis en appuyant sur la touche ENTREE. Le bouton situé à droite de cette combo donne accès au dossier aidant ([…]).
Ø
Zone "Aidé" :
Visible uniquement si la fenêtre a été ouverte par clic sur le bouton "Ajouter détail" lors de la consultation du planning d'un aidant. Permet la sélection de l'aidé chez qui vont être effectuées les interventions que l'on s'apprête à saisir. Une recherche de l'aidé est possible en saisissant le début du nom de l'aidé dans la combo, puis en appuyant sur la touche ENTREE. Le bouton situé à droite de cette combo donne accès au dossier aidé ([…]).
Ø
Liste des interventions :
Si accès par un double-clic sur une intervention du planning, la liste contient toutes les interventions du couple aidant / aidé actives à la date de début de la période d'affichage ou postérieures à cette date.
La liste est tenue à jour au fur et à mesure des actions sur les interventions du couple.
Pour modifier ou supprimer une intervention, il faut double cliquer sur cette intervention dans la liste.
Ø
Zones de saisie :
Elles permettent de saisir, dans l'ordre :
- Le jour où doit avoir lieu l'intervention : le sélectionner dans la combo.
- L'heure de début d'intervention : sur quatre chiffres, dont deux décimales. Obéit aux paramètres spécifiés dans les paramètres horaires et couleurs.
- L'heure de fin d'intervention : sur quatre chiffres, dont deux décimales. Obéit aux paramètres spécifiés dans les paramètres horaires et couleurs.
- La valeur de l'intervention : sur quatre chiffres, dont deux décimales. Obéit aux paramètres spécifiés dans les paramètres horaires et couleurs. Est renseignée automatiquement par défaut et correspond à la différence entre l'heure de début et l'heure de fin. C'est cette valeur qui est prise en compte pour un éventuel basculement en saisie d’activité, ainsi que dans les compteurs d'heures en visualisation du planning, dans le suivi de contrat, dans le calcul préalable …
- La fréquence : 1/1 pour hebdomadaire, 1/2 pour bihebdomadaire, 1/3 pour toutes les trois semaines, 1/4 pour toutes les quatre semaines, 3/4 pour 3 semaines sur 4, et 1/M pour mensuelle (la date de fin est alors obligatoire - si on crée une intervention le 2ème lundi du mois, les interventions suivantes seront créées tous les 2ème lundis de chaque mois)
- L'activité concernée par l'intervention.
- La rubrique de saisie, facultative. Doit correspondre à une rubrique de type main d'œuvre directe (MOD) ou MOD dimanche et jours fériés – à choisir parmi celles pré-chargées dans la combo.
- La date de début d'intervention. Obligatoire, mais ne doit pas forcément correspondre à la date de première intervention. En effet, on peut par exemple saisir pour une intervention qui doit avoir lieu tous les mardis, une date de début correspondant à un jeudi : la première intervention du mardi interviendra donc la semaine suivante si fréquence 1/1, ou ultérieurement si la fréquence est 1/2, 1/3, 1/4 ou 1/M.
La règle appliquée est la suivante : la première intervention est toujours considérée comme devant avoir lieu dans la semaine qui correspond au lundi PRECEDENT la date de début d'intervention, sauf si la date de début d’intervention est elle-même un lundi. Si la date du lundi de référence est AVANT la date de début d’intervention saisie, alors la première intervention aura lieu la ou les semaine(s) suivante(s) en fonction de la fréquence choisie. Exemple : Intervention le mardi, toutes les trois semaines. Date de début saisie le 01/01/2004. Le lundi précédent le 01/01/2004 est le 29/12/2003. La première intervention devrait donc avoir lieu le mardi 30/12/2003, or cette date est AVANT le 01/01/2004 => La première intervention sera donc effectuée le (30/12/2003 + 3 semaines) 20/01/2004.
- La date de fin d'intervention; facultative (obligatoire si fréquence 1/M)
- L'aidant remplacé : sert à définir si l'intervention est un remplacement d'une autre intervention dont l'aidant est absent. Une recherche de l'aidant est possible en saisissant le début du nom de l'aidant dans la combo, puis en appuyant sur la touche ENTREE. Lorsqu’un aidant remplacé est choisi, la combo "Type d'absence" contient la liste des absences (pour arrêts de travail et congés) de cet aidant actives à partir de la date de début d'intervention saisie. Un message d'erreur avertit s'il n'y a aucune absence pour l'aidant sélectionné.
- Le type d'absence : sert à choisir parmi les absences de l'aidant remplacé celle à laquelle est lié le remplacement. Le choix d’une absence entraîne une date de fin d’intervention correspondant à la date de fin de l’absence – cette date de fin d’intervention peut tout de même être modifiée.
Les motifs abrégés des différents types d’absence sont :
ü CS = congé sans solde
ü EV = événement famille enfant
malade + événement famille mariage + événement famille décès + événement
famille naissance + événement famille déménagement
ü MA = maternité
ü CE = congé parental (congé
pour enfant)
ü AM = arrêt maladie + mi-temps
thérapeutique + maladie professionnelle
ü AT = accident du travail +
accident trajet
ü FO = formation
ü RC = repos compensateur
ü VM = visite médicale embauche
+ visite médicale consultation + visite médicale reprise + visite médicale
annuelle
ü CP = congés payés + congés fractionnement + congés d’ancienneté
ü AI = absence injustifiée
ü AE = absence en attente
ü AA = autres absences
Ø Bouton "Ajouter" :
Permet la saisie d'une nouvelle intervention sur le couple actif. N'est donc accessible que lorsqu’un aidant ET un aidé ont été sélectionnés.
Ø Bouton "Supprimer" :
Permet de supprimer toutes les interventions listées, ou celle en cours de modification (suite à un double clic dans la liste).
ATTENTION : Ne pas confondre la suppression d'une intervention, qui correspond au fait qu'elle n'aura et qu'elle n'a jamais eu lieu, avec le fait de lui mettre une date de fin.
Ø Bouton "Convention" :
Permet le lancement d'une fusion Word, après choix d'une maquette parmi celles disponibles dans le dossier \Maquette\Convention du serveur, dont l'objectif est l'établissement d'une convention de prestation liant le bénéficiaire à la structure.
Ø Bouton "Ordre mission" :
L’objectif est d’éditer un document (un par entité juridique en fonction des interventions listées) qui notifie à l’aidant les plages et les rythmes d’intervention chez l’aidé. Les observations éventuellement saisies pour le couple (bouton « Observations »), ou à défaut les modalités d’intervention définies dans le dossier aidé, sont également éditées. Le bas du document est tel que défini dans les paramètres du pied de l'ordre de mission.
A noter : quels que soient les paramètres adoptés pour l'affichage des heures et des durées (en centièmes ou en minutes), les horaires sur l'ordre de mission sont systématiquement en minutes. L’ordre de mission ne peut être édité que sur imprimante graphique.
Si l’aidant doit posséder les clefs pour accéder au domicile de l’aidé (paramètre défini dans les modalités d’intervention de l’aidé), le symbole clef est édité dans les observations de l’ordre de mission.
Ø Bouton "Observations" :
Ouvre la fenêtre de saisie des observations relatives au couple sélectionné.
Ø Bouton "Info aidé" :
L’objectif est d’éditer un document (un par entité juridique en fonction des interventions listées) qui notifie à l’aidé les plages et les rythmes d’intervention de l’aidant. L'en-tête et le pied du document sont tels que définis dans les paramètres de la lettre d'information aux aidés.
A noter : quels que soient les paramètres adoptés pour l'affichage des heures et des durées (en centièmes ou en minutes), les horaires sur la lettre d'information sont systématiquement en minutes. La lettre d’information ne peut être éditée que sur imprimante graphique.
Ø Bouton "Feuille présence" :
Edition des feuilles de présence du couple aidant / aidé sélectionné et sur le mois qui contient la date de début d'affichage du planning.
Une boîte de dialogue d'impression vous permet de choisir une imprimante parmi la liste de celles référencées sur votre poste. Si le nom de l’imprimante graphique choisie est préfixé de COULEUR, l’édition du type d'activité sur la feuille de présence s’effectue en couleurs selon le paramétrage des couleurs.
Les options de mise en forme des feuilles de présence sont définies dans l'option de paramétrage des feuilles de présence.
Ø Bouton "OK" :
A la confirmation d’une
saisie ou d’une modification d'intervention, des contrôles sont lancés afin de
vérifier la validité de l'intervention saisie (voir paragraphe ci-dessous), et
l'enregistre si aucune anomalie n'a été détectée.
Si modification des horaires, et/ou de la fréquence, et/ou de l’activité, et/ou de la date de début, alors un message de confirmation s’affiche et demande si les modifications annulent les éléments précédents de l’intervention ou non :
-
Si
OUI, alors les éléments précédents de l’intervention sont annulés et la
nouvelle intervention est créée avec une date de début égale à la date de début
de la semaine affichée
-
Si NON, alors les éléments précédents sont conservés jusqu’à la date de
début de la semaine affichée – 1, et les éléments de la nouvelle intervention
sont créés avec date de début égale à la date de début de la semaine
affichée.
Les interventions saisies font l'objet de contrôles permettant d'éviter des incohérences au niveau du planning et au niveau de la base de données en général. Ces contrôles sont, dans l'ordre :
- Vérification des activités de l'aidé : l'activité correspondant à l'intervention saisie doit être ouverte chez l'aidé sur toute la durée de l'intervention saisie.
- Vérification des contrats de travail de l'aidant : l'intervention saisie doit être couverte par au moins un contrat de travail répondant à l'activité sélectionnée, et ce sur toute sa durée. La prise en compte de plusieurs contrats successifs ne sera possible que si les contrats se suivent au jour près.
- Vérification des absences de l'aidé, et avertissement si une absence (au moins) est prévue sur l'intervention. Il est possible de forcer l'enregistrement de l'intervention en cliquant sur le bouton "OK".
- Si saisie d'une intervention prestataire : vérification de la présence d'un accord ou d'une demande d'accord couvrant tout ou partie de la durée d'intervention, et prenant en compte l'activité sélectionnée. Avertissement en cas d'échec de la recherche, avec encore possibilité de forcer l'enregistrement de l'intervention en cliquant sur le bouton "OK".
- Vérification des absences de l'aidant :
· Si date de fin d’intervention : les absences de l’aidant prévues sur l’intervalle de validité de l'intervention sont listées,
· Si pas de date de fin d'intervention, seules les absences prévues dans l'intervalle de mois défini dans les paramètres horaires et couleurs sont listées.
Il est possible de forcer l'enregistrement de l'intervention en cliquant sur le bouton "OK".
- Vérification des disponibilités de l'aidant : avertissement si l'intervention saisie ne correspond pas avec les acceptations de travail et les indisponibilités personnelles saisies dans l'option "Disponibilités" du dossier aidant. Il est possible de forcer l'enregistrement de l'intervention en cliquant sur le bouton "OK".
- Vérification des disponibilités de l'aidé : avertissement si l'intervention saisie ne correspond pas avec les indisponibilités saisies dans l'option "Modalités d'intervention" du dossier aidé. Il est possible de forcer l'enregistrement de l'intervention en cliquant sur le bouton "OK".
- Recherche enfin d'un éventuel chevauchement entre l'intervention saisie et une autre intervention de l'aidant.
- Contrôles du temps de travail de type « Bloquant » ou « Consultatif ». Ces contrôles sont effectués sur 4 semaines à compter de la semaine qui intègre le début de l’intervention. Le compte-rendu indique pour information les anomalies du temps de travail.
Si au moins un contrôle bloquant est rencontré, l’ajout ou la modification de l’intervention est ignoré : les contrôles bloquants sont indiqués ainsi que ceux pour information.
Pour un temps partiel, le dépassement de limite basse ou haute s’apprécie au mois. Toutefois, pour information, nous vous indiquons, ramenés à la semaine, les éventuels dépassements.
Si tous ces contrôles sont passés, l’intervention est enregistrée, et la visualisation du planning est mise à jour en temps réel, ainsi que les compteurs d’heures par type d’activité.
A la création d’une intervention qui n’est pas rattachée à une activité de type mandataire :
- Si la date de début d’intervention est >= à la date système,
- Et si la date de début d’intervention – date système est < à 4 jours,
Alors au clic sur la confirmation de l’ajout, le message suivant apparaît : « S’agit-il réellement d’une intervention d’urgence ». Si oui, les éléments associés à cette intervention viennent nourrir automatiquement les interventions d’urgence acceptées par l’aidant. La gestion des interventions d’urgence permettra entre autre d’accorder ou non un congé supplémentaire à l’aidant dit « Congé délai prévenance ».