EDITION DES RELANCES AUX CLIENTS (AIDES)

 

OBJET

 

Edition des lettres de relance aux clients (aidés).

Les lettres de relance seront à générer après avoir justifié le grand livre des écritures non lettrées arrêté à une date d’opération donnée

             

INTERFACE

 

Ø     Entité juridique :

Choisir dans la combo l'entité juridique concernée

 

Ø     Date d’arrêté :

Une relance sera éditée pour chaque aidé débiteur à une date d’arrêté donnée.

 

Le traitement des relances se limite aux écritures non lettrées, dont la date d’opération est :

-         antérieure ou égale à la date indiquée.

-         postérieure à la date d’arrêté et dont le journal est de type Trésorerie ou Opérations Diverses

 

Par défaut la date système est proposée – il est bien entendu possible de la modifier.

 

Ø     Plafond de relance :

Les aidés auront une lettre de relance si le cumul des montants des écritures à prendre en compte est supérieur à ce plafond.

Cette donnée n’est pas obligatoire – si elle n’est pas renseignée, tous les aidés sont édités, quelque soit le cumul des montants des écritures à prendre en compte.

 

Ø     Service :

Choisir le service désiré dans la combo.

Pour information, la notion de service est définie au niveau de l’activité de l’entité juridique, et permet le regroupement de plusieurs activités.

 

Ø     Frame " Tri  / Sélection " :

Par défaut, tous les clients débiteurs seront édités.

Pour une édition ciblée, choisir l’option désirée (Responsable, Secteur, Commune), puis valider dans la liste des sélections possibles les valeurs souhaitées.

Il est également possible de restreindre l’édition des relances en bornant à l’aide des zones « De           A             » (bornage sur les noms des aidés).

Le choix « Individuel » permet de sélectionner, au cas par cas, les bénéficiaires à relancer. Si ce choix est activé, au bouton [Imprimer], une nouvelle fenêtre apparaîtra, vous permettant de rechercher et sélectionner les bénéficiaires.

 

Ø     Type de relance :

      è Relance automatique

            coché par défaut.

A chaque traitement des relances, les écritures qui font l’objet d’une relance sont incrémentées du niveau suivant. C’est l’écriture dont le niveau est le plus fort qui détermine le choix de la lettre type associée à ce degré de relance.

Exemple : Soit le grand livre de l’aidé à ce jour :

                 Date opération                 libellé                              débit            crédit

                     31/01                 facture janvier                          100.00

                     28/02                 facture février                           150.00

                     15/03                 règlement partiel                                           50.00

 

     Une première relance est traitée avec date d’arrêté au 31/01 :

              La lettre de relance indiquera le détail suivant :

                       31/01                facture janvier                         100.00

                       15/03                règlement partiel                                           50.00

               et celle-ci sera conforme au modèle de la lettre-type du niveau de relance 1

                      

    Une deuxième relance est traitée avec date d’arrêté au 28/02 :

              La lettre de relance indiquera le détail suivant :

                       31/01                facture janvier                         100.00

                       28/02                facture février                          150.00

                       15/03                règlement partiel                                           50.00

                et celle-ci sera conforme au modèle de la lettre-type du niveau de relance 2 car la facture de janvier avait déjà fait l’objet d’une première relance

 

 S’il n’existe pas de lettre-type correspondant au niveau de relance de l’aidé, l’édition se fait alors avec la lettre-type de niveau immédiatement supérieur, ou à défaut, s’il n’en existe pas, avec celle qui est de niveau immédiatement inférieur

 

      è Choix d’une lettre-type

Si l’option « choix d’une lettre-type » est cochée, le choix d’une lettre-type est obligatoire

Tous les aidés et seulement ceux-ci, dont le degré de relance correspond à cette lettre, seront édités.

Application à l’exemple ci-dessus :

    La première relance sera traitée pour cet aidé si le choix de la lettre-type est celle de degré 1

    La deuxième relance pour cet aidé sera traitée si le choix de la lettre-type est celle de degré 2

 

Si choix « Individuel » :

-         les relances des aidés sélectionnés sont éditées au format de la lettre-type choisie (donc sans prise en compte du degré de relance de l’aidé),

-          Si la case « Mettre à jour les niveaux de relance » est cochée, alors toutes les lignes de relance des aidés sélectionnés sont par défaut positionnées au degré de relance de la lettre choisie

     

Ø     Lettre-type :

Choisir dans la combo le modèle de lettre-type que l’on souhaite éditer.

 

Ø     Bouton "Détails" :

                        Donne accès aux entête et pied de page de la lettre-type pour visualisation, voire modification.

  

Ø     Edition sous forme de :

      è Lettres

Edition des lettres de relance en fonction des critères choisis. Si le niveau de relance de l’aidé est 0 (pour bloqué), alors la lettre de relance n’est pas générée.

 

      è Fichier graphique

Pas possible si « Tri / sélection » = « Individuel ».

Le fichier est généré dans le répertoire LIENCOMPTA de la base de données.

      Le détail de chaque ligne du fichier est le suivant :

ü      Code aidé,

ü      Titre aidé,

ü      Nom aidé,

ü      Prénom aidé,

ü      1ère ligne adresse aidé,

ü      2ème ligne adresse aidé,

ü      Code postal aidé,

ü      Commune aidé,

ü      Téléphone 1 aidé,

ü      Téléphone 2 aidé,

ü      E-mail aidé,

ü      Nom facturation,

ü      1ère ligne adresse facturation,

ü      2ème ligne adresse facturation,

ü      Code postal de facturation,

ü      Commune facturation,

ü      Téléphone facturation,

ü      E-mail facturation,

ü      Relation facturation,

ü      Niveau de relance,

ü      Montant de la relance

ü      Date de sortie,

ü      Motif de sortie.

 

                        REMARQUE : le fichier graphique inclue les aidés débiteurs dont le niveau de relance est 0 (comptes bloqués)

 

Ø     Lettre avec entête :

Cette option permet l’édition des lettres sur du papier à entête pré-imprimé. Dans le cas contraire, les coordonnées de l’entité  juridique sont éditées.

 

Ø     Mettre à jour les niveaux de relance :

Cette option permet de faire évoluer automatiquement le niveau de relance de chaque aidé qui fait l’objet d’une nouvelle relance.

En décochant cette case, il est donc possible de relancer une nouvelle édition sans faire évoluer les degrés de relance, suite à un problème d’impression par exemple.

Si cochée, l’édition sous forme de lettres est obligatoire. 

 

Ø     Bouton "Imprimer" :

Une boîte de dialogue d’impression vous permet de choisir l’imprimante graphique ou matricielle parmi la liste de celles référencées sur votre poste.