La saisie des écritures comptables (Création, modification et annulation) s'effectue par ce choix. Les écritures resteront en brouillard tant que celles-ci ne seront pas affectées d'une manière définitive (Gestion financière – Ecritures comptables – Affectation).
INTERFACE
Ø
Entité juridique :
Choisir l'entité juridique concernée.
Ø
Journal :
Taper le code du journal
ou choisir dans la combo le journal désiré. Si le journal est de type CESU avec
traitement magnétique,
Ø
Frame "Exercice" :
L'exercice en cours (N) est proposé par défaut. Le déroulement de la combo permet la sélection de l'exercice suivant (N+1).
Ø Frame "La séquence" :
Choisir un n° d'ordre (1, 2, 3, 4 ou 5). En fonction du n° d'ordre défini :
- Si un autre utilisateur effectue déjà des opérations sur la même séquence de saisie du même journal, un message INFOLOGIS "Cette séquence de saisie est déjà en cours de traitement" vous empêchera d'accéder. Dans ce cas, choisir un autre n° d'ordre.
- Si la séquence existe déjà, affichage du nombre de lignes, des cumuls et des dernières lignes de la séquence.
Ø Frame "L'écriture comptable" :
L'accès se fait en cliquant sur le bouton "Ajouter", ou après avoir sélectionné (double-clic sur la ligne) une ligne existante pour la modifier ou "supprimer".
o
Date :
Par défaut, à la première saisie, on propose :
- la date système, si celle-ci est comprise dans l'exercice,
- la date de fin de l'exercice, si la date système est postérieure,
- la date de début de l'exercice, si le journal est de type "A nouveau".
En saisie successive, c'est la date d'opération de la dernière écriture qui est proposée.
Il ne sera pas possible de changer de mois si la séquence n'est pas soldée, afin de préserver l'équilibre de la balance de situation.
o
Compte :
La recherche du compte pourra se faire :
- soit en tapant la racine ou le n° du compte dans la zone de code, puis "envoi" ou clic,
- soit en tapant le début du nom du compte dans la zone de libellé, puis "envoi" ou clic, le déroulement de la combo permettra de choisir le compte parmi la sélection.
Un compte auxiliaire (aidé) est également accessible par son matricule ou son nom. Si le résultat de la recherche intègre 1 ou plusieurs comptes auxiliaires, ceux-ci seront classés en tête dans la combo.
o Libellé :
Le déroulement de la combo du libellé de l'écriture comptable propose les libellés qui ont été prédéterminés dans le plan comptable (Gestion financière -Paramètres - Plan comptable - Consultation).
Par défaut, le libellé proposé est celui de l'écriture précédente. Il est également possible de saisir un libellé spécifique à l'écriture.
o Pièce :
Les lettrages automatiques des comptes de tiers se font sur cette zone.
o Débit / crédit :
En fonction du type de journal et de la racine des comptes, le curseur se positionne par défaut au débit ou au crédit (ex : pour une saisie d'une écriture d'un compte client dans un journal de trésorerie, le curseur se positionnera dans la zone "crédit").
o Echéancier / quantité :
Zones accessibles en fonction du paramétrage du plan comptable.
o N° remise :
Zone accessible uniquement si le journal est de type "Trésorerie" et que l’option "Rapprochement bancaire" est cochée (Gestion financière - Paramètres - Journaux comptables). Par défaut, le numéro de remise proposé est celui de l’écriture précédente.
Les écritures du journal seront cumulées par N° de remise dans l’option de rapprochement bancaire.
o Eclatement analytique :
Saisie obligatoire pour toutes les écritures sur les comptes de gestion (classes 6 et 7).
- Si un éclatement analytique a été défini pour ce compte (Gestion financière – Paramètres – Plan comptable - Consultation), celui-ci sera proposé par défaut.
- Le total des éclatements doit obligatoirement être égal à 100 pour que la ligne soit validée.
o Bouton "Ajouter" :
Permet d'accéder à la séquence de saisie.
Pour sortir de la création : bouton "Annuler".
Si l’ajout d’une écriture s’effectue dans un journal de type « Trésorerie » avec « Aide à la saisie des écritures » activée dans le paramétrage du dit journal, la liste des écritures non lettrées est proposée pour choix de la ligne correspondant à l’ajout.
o Bouton "Supprimer" :
Supprime, après confirmation, la ligne qui se trouve dans la frame "Ecriture comptable".
o Bouton "Appeler" :
Ouvre une feuille qui permet de taper le n° de ligne que l'on veut modifier. Ce qui permet d'accéder à cette ligne sans l'avoir affichée préalablement.
o Bouton "Contre partie" :
Accessible uniquement pour les journaux de type "trésorerie" pour lesquels le compte de contre-partie a été renseigné (Gestion financière – Paramètres – Journaux comptables).
Ce bouton permet de passer automatiquement la ligne de solde de séquence sur le compte de contre-partie.
o Bouton "Visu Aidé" :
Permet la consultation de l'état civil d'un aidé.
o Bouton "Visu Compte" :
Permet la consultation du grand livre.
o
Bouton "OK" :
Valide la ligne de saisie.
o Bouton "Annuler" :
Stoppe la séquence de création.
o Bouton "Sortir" :
Fin du traitement.
Règles de saisie des
écritures comptables :
En Ajout et en modification, il sera possible de passer d'une zone à l'autre :
- en tabulant
- par la touche "envoi"
- par la souris
La séquence de création a été prévue pour une utilisation exclusive du clavier afin d'augmenter la rapidité de saisie en conséquence.
Ø Frame "Saisie de titre CESU" :
L'accès se fait en cliquant sur le bouton "Ajouter" lors de la saisie d’écritures pour un journal de type CESU avec traitement magnétique.
o
Code barre
Affiche le code barre saisi
o
Bouton "Suivant" :
Valide la saisie du ticket et prépare la saisie du code barre suivant
o
Bouton "Annuler" :
Annule la saisie du ticket affiché
o
Code aidé :
Code de l’aidé enregistré pour le ticket
o
Nom Aidé :
Nom de l’aidé enregistré pour le ticket
o
Montant :
Montant du ticket saisi
o
Total du lot :
Total du lot en saisie
o
Numéro de pièce :
Numéro de pièce entré en début de saisie
Pour saisir des tickets CESU, cliquer sur « Ajouter ». Choisir un numéro de pièce qui sera appliqué à un lot de tickets. Une fois le numéro de pièce validé, la saisie d’un code barre est possible. Saisissez le code barre (scan du code barre avec la douchette ou saisie manuelle du code correspondant).
Chaque aidé possède un code CESU. INFOLOGIS va reconnaître et associer ce code CESU au code aidé. Si le code CESU est déjà connu, l’aidé correspondant sera affiché, sinon, le saisir en effectuant une recherche ou en saisissant le code de l’aidé souhaité (la saisie d’un autre titre ne peut pas être effectuée si l’aidé n’est pas associé). Si l’aidé est connu et affiché, la modification de cet aidé est possible, lors du changement, il sera proposé de n’affecter l’aidé choisi que pour le lot en cours, ou de l’affecter définitivement. Le clic sur [Suivant] permet de vider la zone "Code barre" afin de saisir le titre suivant. Toutefois, un lot ne doit concerner qu’un même aidé, ainsi si le bénéficiaire d’un premier titre est différent du second, alors le choix est donné d’annuler la saisie du second, ou bien de terminer la première saisie et de passer à la seconde.