Cette option permet d'épurer les différents fichiers de la base de données : les tailles des fichiers sont ainsi optimisés et les temps d'accès améliorés.
Attention : en fonction du volume à traiter, le traitement d'épuration risque d'être long. Aussi, nous vous recommandons de le lancer en fin de journée, d'autant plus qu'aucun utilisateur ne doit travailler pendant le processus.
Le principe d'épuration est le suivant :
- Dossier aidé
o Elimination des dossiers aidés supprimés depuis plus de 2 ans civils et sans écriture comptable sur l'exercice en-cours ou suivant.
- Accords de prise en charge
o Suppression des accords de prise en charge dont la date de fin est antérieure à 2 ans civils.
- Dossier aidant
o Epuration des aidants supprimés depuis 5 ans civils et plus (les aidants sont conservés 5 ans car le registre du personnel est tenu par les moyens informatiques et les informations des salariés doivent être conservées pendant 5 ans à compter de la date de départ des salariés (Code du travail articles L.620-3, L.620-4 et L.620-7))
- Contrats de travail
o Prestataires : suppression des contrats de travail des aidants épurés
o Mandataires : suppression des contrats de travail dont la date de fin de contrat est antérieure de 2 ans civils.
- Fichiers de statistiques
o Les fichiers qui servent à l'édition des statistiques (aidants, aidés, activité) sont vidés si l'information est antérieure à 2 ans civils.
Il faut entendre, par 'année civile' une année complète : lors du lancement de l'épuration, on se positionne à l'année qui précède la période de traitement en-cours pour déterminer le vidage des fichiers.
Exemple : si lancement de l'épuration en 2004, on supprimera les :
- Dossiers aidés dont la date de fin est antérieure ou égale au 31/12/2001.
- Accords de prise en charge dont la date de fin est antérieure ou égale au 31/12/2001.
- Dossier aidant dont la date de sortie (suppression) est antérieure ou égale au 31/12/1998.
- Contrat de travail mandataires dont la date de fin de contrat est antérieure au 31/12/2001.
- Historiques des fichiers de statistiques antérieurs ou égaux au 31/12/2001.
Un message apparaît en fin d'épuration pour vous signaler que le traitement est terminé.