CONGES PREVISIONNELS 



OBJET

 

Cette option propose un processus complet de gestion prévisionnelle de prise en compte des demandes et d’acceptation des congés payés avec outil d’aide à la décision quant à l’organisation de la justification de l’ordre des départs.

 

Cette gestion prévisionnelle des congés payés des salariés se décompose en plusieurs étapes :

o       Saisie des congés prévisionnels de tous les salariés

o       Outil décisionnaire permettant l’acceptation ou le refus du congé en fonction de multiples critères.

o       Basculement automatique du congé accepté dans l’absentéisme

o       Information du salarié par courrier

 

Par ce même interface ‘congés prévisionnels’, il sera possible de

o       Créer les dates de demande de congés

o       Gérer les acceptations ou les refus

o       Informer les salariés de la décision d’acceptation ou non du départ en congés

o       Nourrir implicitement l’absentéisme de l’aidant pour les acceptations



INTERFACE

 

Ø     Options de tri :

Par défaut, l’affichage est proposé pour un secteur à sélectionner (si un secteur est sélectionné, possibilité de retreindre à un sous-secteur). Il est possible également de restreindre à une commune. Le choix ‘Totalité’ éditera l’ensemble des congés prévisionnels en cours.

 

Ø     Option d'affichage :

L’état des congés est, soit :

§         Accepté : les dates de congés seront prises en comptes comme absentéisme dans le traitement de la paie

§         Refusé : avec indication du motif

§         En-cours : saisies qui n’ont pas encore été traitées

 

Par défaut, les 3 états sont cochés, mais il est possible de limiter l’affichage. Une couleur de visualisation différente permettra de discriminer l’état de traitement de chaque période de congés.

 

Ø     Date :

Par défaut, la date d’affichage est la date du jour. La visualisation se fait sur les 8 semaines à compter de la semaine qui contient la date d’affichage.

 

Le bouton [Affichage] lance la visualisation.

 

Ø      Zone d'affichage :

C'est dans cette zone que sont visibles les congés. Ils sont classés par date de début d’absence puis par ordre alphabétique des noms et prénoms.

 

Chaque ligne correspond à un congé. Pour chaque congé, le programme donne :

-         l'aidant (code, nom et prénom)

-         le type de congé :

·        CP = Congé Payé

·        CF = Congé Fractionnement

·        CA = Congé Ancienneté

·        PA = congé Parental

·        SS = congé Sans Solde

·        EV = congé Evénement Famille

-         les dates de début et de fin (si celles-ci sont externes à la période affichées, les dates est alors indiquées dans les colonnes prévu à cet effet)

-         la plage de l'absence, positionnée en fonction des dates de début et de fin.

-         l'ancienneté de l'aidant

-         le nombre d'enfants de l'aidant

-         le nombre de congés déjà refusés à l'aidant

-         le nombre de jours indiqué correspond au nombre de jours de congés restants à prendre sur la période en cours en tenant compte de toutes les périodes acceptées, même si elles ne sont pas encore validées par le bulletin de paie.

 

L'ascenseur sur la droite permet de voir l'ensemble des congés en montant ou descendant.

 

Le tri peut être modifié pour se faire par ancienneté du salarié, par nombre d'enfants ou par nombre de refus déjà constatés pour le salarié. Pour se faire, il faut cliquer sur le bouton de la colonne adéquate. Un deuxième clic sur le bouton permet de revenir au tri par défaut.

 

Un double clic sur une plage d'absence permet d'entrer en modification via les zones en bas de l'interface.

 

Un clic droit sur la plage de l'absence permet d'accéder à différentes options :

 

o       Accepté :

Permet d'accepter une demande de congé.

o       Refusé

Permet de refuser une demande de congé.

o       En cours

Permet de mettre une demande de congé en cours de validité ou de refus.

o       Planning

Démarre le menu Gestemps et d'afficher le planning de l'aidant de la semaine de référence.

o       Dossier aidant

Affiche le dossier de l'aidant.

o       Courrier

Démarre Word avec un courrier par défaut pour prévenir l'aidant de l'acceptation ou du refus de sa demande.

o       Historique

Permet de voir l'historique des congés l'aidant.

o       Détail décompte

Permet de voir les droits de restants.

 

Ø      Compteurs :

En bas de la zone d'affichage se trouve une zone avec différents compteurs :

 

o       Planifié aidants / heures :

Ce compteur permet de voir, pour chaque semaine affichée, le nombre d'aidants ayant une demande de congé sur la semaine

ainsi que le nombre d'heures planifiées via Gestemps pour ces aidants.

 

o       Accepté aidants / heures :

Ce compteur permet de voir, pour chaque semaine affichée, le cumul du nombre d'aidants ayant des congés validés

ainsi que le nombre d'heures correspondant.

 

o       En cours aidants / heures :

Ce compteur permet de voir, pour chaque semaine affichée, le cumul du nombre d'aidants ayant des congés en cours

de validation ou de refus ainsi que le nombre d'heures correspondant.

 

Ø      Ajout / modification d'une demande de congé :

Un clic sur le bouton [Ajouter] permet d'ajouter une demande de congé et d’activer les zones de saisie.

 

Pour modifier une demande, il faut double cliquer sur la plage de l'absence concernée dans la zone d'affichage.

 

Les données nécessaires sont :

-         l'aidant

-         la date de la demande (qui ne peut pas être supérieure à la date de début du congé demandé)

-         le type de congé (la liste est pré remplie avec les différents types de congés gérés)

-         les dates de début et de fin du congé demandé

-         l'état de la demande (acceptée, refusée ou en cours).

 

En modification, il n'est pas possible de changer l'aidant. Mais il est possible de supprimer la demande, via le bouton [Supprimer].

Il n’est pas possible de saisir une période de congés si une absence, même prévisionnelle sauf si elle est refusée, existe déjà sur l’amplitude de l’absence.

 

Les boutons [Planning], [Dossier aidant], [Courrier], [Historique] et [Détail décompte] ont le même effet que les fonctionnalités disponibles suite à un clic droit sur une plage d'absence.

 

Le bouton [Ok] permet de valider l'ajout ou la modification et le bouton [Annuler] d'annuler.

 

Ø      [Imprimer] :

Permet de produire sur imprimante le reflet des informations affichées.